4.1 Requisitos generales
La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un Sistema de Gestión S&SO de acuerdo con los requisitos de esta norma OHSAS y determinar cómo cumplirá estos requisitos.
La organización debe definir y documentar el alcance de su Sistema de Gestión S&SO.
4.2 Política S&SO
La gerencia debe definir y autorizar la política S&SO de la organización y asegurar que dentro del alcance definido del Sistema de Gestión S&SO, ésta:
a) Es apropiada a la naturaleza y escala de los riesgos S&SO de la organización.
b) Incluye un compromiso a la prevención de lesión y enfermedad, y mejoramiento continuo en la gestión y el desempeño S&SO.
c) Incluye un compromiso para cumplir los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus peligros S&SO.
d) Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos S&SO.
e) Es documentada, implementada y mantenida.
f) Es comunicada a todas las personas que trabajan bajo el control de la organización con la intención de ponerlos al tanto de sus obligaciones S&SO individuales.
g) Está disponible a las partes interesadas.
h) Es revisada periódicamente para asegurar que permanece pertinente y apropiada para la organización.
4.3 Planificación
4.3.1 Identificación de peligro, evaluación de riesgo y determinación de controles
La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para la continua identificación de peligros, evaluación de riesgo, y determinación de los controles necesarios.
El procedimiento(s) para la identificación de peligro y evaluación del riesgo debe tomar en cuenta:
a) Actividades rutinarias y no rutinarias.
b) Actividades para todas las personas que tienen acceso al sitio de trabajo (incluyendo contratistas y visitantes).
c) Comportamiento humano, capacidades y otros factores humanos.
d) Peligros identificados que se originan fuera del sitio de trabajo capaces de afectar adversamente la salud y seguridad de las personas bajo control de la organización dentro del sitio de trabajo.
e) Peligros creados en la vecindad del sitio de trabajo por actividades relacionadas con el trabajo bajo el control de la organización.
f) Infraestructura, equipos y materiales en el sitio de trabajo, que sean proporcionados por la organización u otros.
g) Cambios o cambios propuestos en la organización, sus actividades, o materiales.
h) Modificaciones al Sistema de Gestión S&SO, incluyendo cambios temporales, y sus impactos sobre las operaciones, procesos, y actividades.
i) Cualquier obligación legal aplicable relacionada con la evaluación de riesgos e implementación de los controles necesarios.
j) El diseño de áreas de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria/equipos, procedimientos operativos y trabajo de la organización, incluyendo su adaptación a las capacidades humanas.
La metodología de la organización para identificación de peligro y valoración de riesgo debe:
a) Ser definida con respecto a su alcance, naturaleza y tiempo para asegurar que sea proactiva y no reactiva.
b) Proporcionar la identificación, priorización y documentación de riesgos, y la aplicación de controles, como sea apropiado.
Para la gestión del cambio, la organización deberá identificar los peligros S&SO y los riesgos
S&SO asociados con cambios en la organización, el sistema de gestión S&SO, o sus actividades, antes de la introducción de estos cambios.
La organización debe asegurar que los resultados de estas valoraciones están considerados cuando se determinan los controles.
Cuando se determinan controles, o se consideran cambios a los controles existentes, debe darse consideración a reducir los riesgos de acuerdo con la siguiente jerarquía:
a) Eliminación.
b) Sustitución.
c) Controles de ingeniería.
d) Señalización/advertencias y/o controles administrativos.
e) Equipos de protección personal.
La organización debe documentar y mantener el resultado de identificación de peligros, valoración de riesgo y controles determinados actualizados.
La organización debe asegurar que los riesgos S&SO y controles determinados se toman en cuenta cuando se establece, implementa y mantiene un sistema de gestión S&SO.
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para identificar y acceder los requisitos legales y otros requisitos S&SO que son aplicables a ella.
La organización debe asegurar que estos requisitos legales y otros requisitos aplicables que la organización suscribe son tomados en cuenta para establecer, implementar y mantener su sistema de gestión S&SO.
La organización debe mantener esta información actualizada.
La organización debe comunicar información relevante sobre requisitos legales y otros requisitos a personas que trabajan bajo el control de la organización, y otras partes interesadas relevantes.
4.3.3 Objetivos y programa(s)
La organización debe establecer, implementar y mantener documentados los objetivos S&SO, en las funciones y niveles relevantes dentro de la organización.
Los objetivos deben ser medibles, siempre que sea práctico y consistentes con la política
S&SO, incluyendo los compromisos para la prevención de lesión y enfermedad, y estar conformes con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscribe, y al mejoramiento continuo.
Cuando se establece y revisan los objetivos, una organización debe tomar en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscribe, y sus riesgos S&SO. Debe también considerarse sus opciones tecnológicas, sus requisitos financieros, operacionales y de negocios, y la posición de las partes interesadas relevantes.
La organización debe establecer, implementar y mantener un programa(s) para alcanzar sus objetivos. El programa(s) debe incluir como mínimo:
a) Responsabilidad y autoridad designadas para alcanzar los objetivos en las funciones relevantes y niveles de la organización.
b) Los medios y cronograma en los cuales los objetivos serán alcanzados.
El programa(s) debe ser revisados a intervalos regulares y planeados, y ajustado cuando sea necesario, para asegurar que los objetivos sean alcanzados.
4.4 Implementación y operación
4.4.1 Recursos, roles, responsabilidad, funciones y autoridad
La gerencia debe tomar finalmente la responsabilidad por S&SO y el sistema de gestión S&SO.
La gerencia debe demostrar su compromiso por:
a) Asegurar la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión S&SO.
NOTA 1 Recursos que incluyen recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura organizacional, tecnología y recursos financieros.
b) Definir roles, asignar responsabilidades y funciones, y delegar autoridades, para facilitar la gestión efectiva de S&SO; los roles, responsabilidades, funciones, y autoridades deben ser documentadas y comunicadas.
La organización debe asignar un miembro(s) de la gerencia con responsabilidades específicas para S&SO, independiente de otras responsabilidades, y con roles y autoridad definida para:
c) Asegurar que el sistema de gestión S&SO es establecido, implementado y mantenido de acuerdo con esta norma OHSAS.
d) Asegurar que los reportes del desempeño del sistema de gestión S&SO son presentados a la gerencia para revisión y uso como base del mejoramiento en el sistema de gestión S&SO.
NOTA 2 La gerencia asignada (i.e. en una organización grande, un miembro de la Junta o del Comité Ejecutivo) puede delegar algunas de las tareas a un representante(s) subordinado de la administración mientras tenga todavía la responsabilidad.
La identidad de la persona asignada por la alta gerencia debe hacerse disponible a todas las personas que trabajan bajo el control de la organización.
Todos los que tengan responsabilidad gerencial deben demostrar su compromiso al mejoramiento continuo del desempeño S&SO.
La organización debe asegurar que las personas en el área de trabajo tomen responsabilidad sobre aspectos S&SO que controlan, incluyendo cumplimiento a los requisitos S&SO aplicables de la organización.
4.4.2 Competencia, formación y toma de consciencia
La organización debe asegurar que cualquier persona(s) bajo su control que realice tareas que pueden impactar sobre S&SO es (son) competente con base a educación apropiada, entrenamiento o experiencia, y debe tener los registros asociados.
La organización debe identificar las necesidades de entrenamiento asociadas con sus riesgos S&SO y su sistema de gestión S&SO. Debe proporcionar entrenamiento o tomar otra acción para alcanzar estas necesidades, evaluar la efectividad del entrenamiento o acción tomada, y mantener los registros asociados.
La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para hacer que las personas que trabajan bajo su control sean conscientes de:
a) Las consecuencias S&SO, actuales o potenciales, de sus actividades de trabajo, su comportamiento, y los beneficios que tiene en S&SO el mejoramiento del desempeño del personal.
b) Sus roles y responsabilidades e importancia en alcanzar conformidad con la política y procedimientos S&SO y de los requisitos del sistema de gestión S&SO, incluyendo la preparación en emergencia y los requisitos de respuesta.
c) Las consecuencias potenciales que tiene apartarse de los procedimientos especificados.
Los procedimientos de entrenamiento deben tomar en cuenta diferentes niveles de:
a) Responsabilidad, habilidad, habilidades de lenguaje y cultura.
b) Riesgo.
4.4.3 Comunicación, participación y consulta
4.4.3.1 Comunicación
Con respecto a los peligros S&SO y sistema de gestión S&SO, la organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para:
a) Comunicación interna entre los varios niveles y funciones de la organización.
b) Comunicación con los contratistas y otros visitantes al sitio de trabajo.
c) Recibir, documentar y responder a comunicaciones relevantes de partidos externos interesados.
4.4.3.2 Participación y consulta
La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para:
a) La participación de los trabajadores por su:
1. Participación apropiada en la identificación de peligros, evaluación de riesgo y determinación de controles.
2. Participación apropiada en la investigación de incidentes.
3. Participación en el desarrollo y revisión de las políticas y objetivos S&SO.
4. Consulta donde hay cambios que afecten su S&SO.
5. Representación en asuntos S&SO.
Los trabajadores deben ser informados sobre los mecanismos de participación, incluyendo quien(es) es su representante(s) en asuntos S&SO.
b) Consulta con contratistas donde hay cambios que afectan su S&SO.
La organización debe asegurar que, cuando sea apropiado, las partes interesadas externas relevantes sean consultados sobre asuntos S&SO pertinentes.
4.4.4 Documentación
La documentación del sistema de gestión S&SO debe incluir:
a) Política y objetivos S&SO.
b) Descripción del alcance del sistema de gestión S&SO.
c) Descripción de los elementos principales del sistema de gestión S&SO y su interacción, y referencia de los documentos relacionados.
d) Documentos, incluyendo registros, requeridos por la norma OHSAS.
e) Documentos, incluyendo registros, determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficaz planificación, operación y control de procesos que se relacionan con la gestión de sus riesgos S&SO.
NOTA Es importante que la documentación sea proporcional al nivel de complejidad, peligros y riesgos concernientes y sea mantenida en el mínimo requerido para la efectividad y eficiencia.
4.4.5 Control de documentos
Los Documentos requeridos por el sistema de gestión S&SO y por esta norma OHSAS deben ser controlados. Los registros son un tipo especial de documento y deben ser controlados de acuerdo con los requisitos dados en 4.5.4.
La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para:
a) Aprobar documentos para aceptación previa a su emisión.
b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.
c) Asegurar que los cambios y el estado de la revisión actual de documentos sean identificados.
d) Asegurar que las versiones pertinentes de documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso.
e) Asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
f) Asegurar que los documentos de origen externo determinados por el sistema de gestión S&SO sean identificados y su distribución controlada.
g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicar la identificación apropiada de ellos si son retenidos por algún propósito.
4.4.6 Control operacional
La organización debe determinar las operaciones y actividades que están asociadas con el peligro(s) identificado donde la implementación de controles es necesaria para manejar el riesgo(s) S&SO. Esto debe incluir la gestión del cambio (ver 4.3.1).
Para esas operaciones y actividades, la organización debe implementar y mantener:
a) Controles operacionales, aplicables a la organización y sus actividades; la organización deberá integrar estos controles operacionales en todo su sistema de gestión S&SO.
b) Controles relacionados con buenas adquisiciones, equipos y servicios.
c) Controles relacionados con contratistas y otros visitantes al sitio de trabajo.
d) Procedimientos documentados, para cubrir situaciones donde su ausencia podría llevar a desviaciones de la política y objetivos S&SO.
e) Determinar Criterios de operación donde su ausencia podría llevar a desviaciones de la política y objetivos S&SO.
4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias
La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s):
a) Para identificar el potencial de situaciones de emergencia.
b) Para responder a tales situaciones de emergencia.
La organización debe responder a situaciones de emergencia actuales y prevenir o mitigar consecuencias S&SO adversas asociadas.
Para planear su respuesta a emergencia, la organización deberá tomar en cuenta las necesidades de las partes interesadas relevantes, ej. Servicios de emergencia y vecinos.
La organización deberá también examinar su procedimiento(s) periódicamente para responder a situaciones de emergencia, cuando sea práctico, involucrar partes interesadas relevantes mientras sea apropiado.
La organización debe revisar periódicamente y, cuando sea necesario, revisar su procedimiento(s) de preparación y respuesta, en particular, después de la revisión periódica y después de la ocurrencia de situaciones de emergencia (ver 4.5.3)
4.5 Verificación
4.5.1 Medición y monitoreo del desempeño
La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para monitorear y medir el desempeño S&SO de forma regular. Este procedimiento(s) debe proporcionar:
a) Mediciones cualitativas y cuantitativas, apropiadas para las necesidades de la organización.
b) Monitorear el grado de cumplimiento de los objetivos S&SO de la organización.
c) Monitorear la efectividad de los controles (para salud así como para seguridad).
d) Medidas proactivas de desempeño para monitorear la conformidad con los criterios S&SO de programa(s), controles y criterios operacionales.
e) Acciones reactivas de desempeño para monitorear enfermedad, incidentes (incluyendo accidentes, casi-accidentes, etc.), y otra evidencia histórica de desempeño S&SO deficiente.
f) Registrar suficiente información y resultados del monitoreo y medición para facilitar la acción correctiva subsiguiente y acción de análisis preventivo.
Si se requieren equipos para monitorear y medir el desempeño, la organización debe establecer y mantener procedimientos para la calibración y mantenimiento de estos equipos, cuando sea apropiado. Se deben mantener registros de las actividades de calibración y mantenimiento así como de los resultados.
4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal
4.5.2.1 Consistente con su compromiso de cumplimiento [ver 4.2c)], la organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para evaluar periódicamente el cumplimiento con los requisitos legales aplicables (ver 4.3.2).
La organización debe mantener registro de los resultados de las evaluaciones periódicas.
NOTA La frecuencia de la evaluación periódica puede variar para los diferentes requisitos legales.
4.5.2.2 La organización debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscribe (ver 4.3.2). La organización puede combinar esta evaluación con la evaluación de conformidad legal referida en 4.5.2.1 o establecer un procedimiento(s) separado.
La organización debe guardar los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
La frecuencia de la evaluación periódica puede variar para los diferentes requisitos que la organización suscriba.
4.5.3 Investigación de incidente, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva
4.5.3.1 Investigación de incidentes.
La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para registrar, investigar y analizar incidentes de manera que:
a) Se determine las deficiencias S&SO encontradas y otros factores que puedan ser la causa o contribuyan en la ocurrencia de incidentes.
b) Identificar la necesidad de acción correctiva.
c) Identificar la necesidad de acción preventiva.
d) Identificar oportunidades para el mejoramiento continuo.
e) Comunicar los resultados de estas investigaciones.
Las investigaciones deben ser realizadas a tiempo.
Cualquier necesidad identificada para acción correctiva u oportunidades para acción preventiva deben ser manejadas de acuerdo con las partes relevantes de 4.5.3.2.
Se debe documentar y mantener los resultados de las investigaciones de incidentes.
4.5.3.2 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva
La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para manejar las no conformidad(es) actuales y potenciales y para tomar acción correctiva y preventiva. El procedimiento(s) debe definir requisitos para:
a) Identificar y corregir no conformidad(es) y tomar acción(es) para mitigar sus consecuencias S&SO.
b) Investigar la no conformidad(es), determinar su causa(s) y tomar acciones para evitar su recurrencia.
c) Evaluar la necesidad de acción(es) para prevenir una no conformidad(es) e implementar acciones apropiadas designadas a evitar su ocurrencia.
d) Registrar y comunicar los resultados de acción(es) correctiva y acción(s) preventiva tomadas.
e) Revisar la efectividad de la acción(es) correctiva y acción(es) preventiva tomadas.
Cuando la acción correctiva y la acción preventiva identifican peligros nuevos o diferentes, o la necesidad de controles nuevos o cambios, el procedimiento debe requerir que las acciones propuestas sean tomadas a través de la evaluación del riesgo previo a la implementación.
Cualquier acción correctiva o preventiva tomada para eliminar las causas de no conformidad(es) actual o potencial debe ser apropiada a la magnitud de los problemas y estar en proporción con el riesgo(s) S&SO encontrados.
La organización debe asegurar que cualquier cambio necesario que se genere de la acción correctiva y preventiva sea hecho en la documentación del sistema de gestión S&SO.
4.5.4 Control de registros
La organización debe establecer y mantener registros necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos de su sistema de gestión S&SO, con esta norma OHSAS, y los resultados alcanzados.
La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros.
Los registros deben ser legibles, identificables y trazables.
4.5.5 Auditoria interna
La organización debe asegurar que las auditorías internas del sistema de gestión S&SO se realicen a intervalos planificados para:
a) Determinar si el sistema de gestión S&SO:
1. Es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión S&SO, incluyendo los requisitos de esta norma OHSAS.
2. Ha sido implementado apropiadamente y es mantenido.
3. Es efectivo para alcanzar la política y objetivos de la organización.
b) Proporcionar información sobre los resultados de las auditorías a la gerencia.
El programa(s) de auditoria debe planearse, establecerse, implementarse y mantenerse por la organización, basado en los resultados de la valoración del riesgo de las actividades de la organización, y los resultados de auditorías previas.
El procedimiento(s) de auditoria debe establecerse, implementarse y mantenerse y que definan:
a) las Responsabilidades, competencias, y requisitos para planear y conducir auditorias, reportar resultados y guardar los registros asociados; y
b) La determinación de los criterios de auditoria, alcance, frecuencia y métodos.
La selección de los auditores y realización de auditorías debe asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.
4.6 Revisión por la gerencia
La alta gerencia debe revisar el sistema de gestión S&SO de la organización, a intervalos planeados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuos. Las revisiones deben incluir oportunidades de evaluación para el mejoramiento y la necesidad de cambios en el sistema de gestión S&SO, incluyendo la política y objetivos S&SO. Se deben mantener los registros de las revisiones por la gerencia.
Los elementos de entrada a la revisión de la gerencia deben incluir:
a) Resultados de auditorías internas y evaluación de conformidad con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscribe.
b) Resultados de participación y consulta (ver 4.4.3).
c) Comunicación(es) relevante de partes interesadas externas, incluyendo quejas;
d) Desempeño S&SO de la organización.
e) Grado de cumplimiento de los objetivos.
f) Estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas y preventivas.
g) Acciones a seguir de revisiones gerenciales previas.
h) Cambios de circunstancias, incluyendo evolución en los requisitos legales y otros requisitos relacionados con S&SO.
i) Recomendaciones para la mejora.
La conclusión de las revisiones por la gerencia deben ser consistentes con el compromiso de la organización al mejoramiento continuo y deben incluir cualquier decisión y acción relacionada con el posible cambio de:
a) Desempeño S&SO.
b) Política y objetivos S&SO.
c) Recursos.
d) Otros elementos del sistema de gestión S&SO.
Conclusiones relevantes de la revisión por la gerencia deben hacerse disponibles para comunicación y consulta (ver 4.4.3)
http://www1.herrera.unt.edu.ar/faceyt/syso/files/2013/06/NormaOHSAS18002-2008.pdf
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